62.pngUna tarea que casi con seguridad realizas habitualmente es la de escribir informes, así que… ¿Por qué no aprender a presentar unos informes brillantes?

Desde el colegio hasta la universidad has estado realizando trabajos, con lo que presentar un informe no debería de suponernos un problema; es más, deberías ser un experto en este tema, pero tú y yo sabemos que siempre se puede mejorar algún aspecto.

Si es algo que tenemos que hacer de forma habitual te recomiendo que inviertas algo de tiempo en dominar esta tarea. Transfórmalo en un arte y sorprende a todo el mundo con informes realmente profesionales.

Para ello, aquí van una serie de consejos que estoy seguro de que te van a ser muy útiles:

  1. Entérate bien de qué es lo que te están solicitando y ponlo por escrito. Puedes hacer preguntas resumen para asegurarte que has entendido correctamente, y que tú y la persona que te ha solicitado el informe estáis de acuerdo. Luego toma nota delante de dicha persona para que vea como apuntas todo (fecha de entrega, extensión…). Si te parece muy violento o no puedes hacerlo, otra posibilidad es que le envíes un e-mail con los detalles del informe solicitado para asegurarte de que luego no habrá problemas ni malos entendidos.
  2. Negocia la fecha de entrega. Da igual que lo puedas tener listo para la fecha solicitada, intenta siempre sacar unos días extra. Siempre hay imprevistos y es importante tener un colchón. Si luego terminas antes entrégalo un día o dos antes de la fecha acordada.
  3. Revisa, revisa, revisa. Vale, ya lo has terminado y lo has hecho en tiempo, pero como me has hecho caso te sobrarán unos tres o cuatro días. Olvídate del informe durante el próximo día con la mente fresca y las ideas claras, revísalo como si lo hubieran hecho para ti. Haz las modificaciones precisas y envíalo antes de la fecha.
  4. Trabaja en una buena plantilla. Si tienes que hacer informes de forma rutinaria, merece la pena que inviertas unos días en diseñar una plantilla profesional para ellos que les dé tu toque personal. El diseño de la portada, el uso de los logos, las fuentes, los colores, las fotos… todo lo relativo al diseño es de una importancia fundamental. Haz que sea tan bueno como el contenido.
  5. Ten la costumbre de hace fotos constantemente. Haz fotos dentro de la empresa, a tus compañeros, al edificio, en alguna reunión, a algún proveedor o cliente… Estudia algo de fotografía y ve poco a mejorando la técnica. Con el tiempo tendrás un banco de fotografía tan interesante como útil, y podrás utilizarlo en informes o en presentaciones.
  6. No te olvides de tu nombre. Escribe tu nombre en la portada y a lo largo del informe. Edita el archivo por lo menos con los datos basicos (fecha y autor).
  7. Conserva siempre una copia en tu disco duro. No te conformes con la copia que queda en el servidor de correo electrónico dentro de la bandeja de mensajes enviados. Asegúrate de que vas a tener bien guardados cada uno de tus informes realizados. Cuando termine el año los peudes repasar para analizarlos y estudiar de qué forma vas a mejorarlos de cara al próximo año. Además te servirán para preparar tu evaluación, o una solicitud de promoción y/o aumento salarial.

Estoy seguro de que esto te ayudará en tu día a día. Si tienes otros consejos que añadir a la lista déjalo en un comentario.

Un saludo!

Foto de D. Downe

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  • Antonio Khalifa León

    Excelente muchas gracias, muy util..

  • http://www.pedrorobledo.com Pedro Robledo (#3)

    Hola Antonio,

    Me alegro mucho de que te haya sido útil. Muchas gracias por pasarte por aquí.

    Un saludo!

  • Malena Granadillo Gomez

    Hola Pedro excelentes tus consejos, me gustaria depronto que me dieras un ejemplo bien claro, soy la Gerente de uan Agencia de Viajes, nueva en este manejo y ya los dueños quieren ver un informe mensual de mi gestion.

    Gracias.

  • http://www.pedrorobledo.com Pedro Robledo

    Hola Malena,

    Te propongo que establezcas unos objetivos a corto, medio, y largo plazo, y unas estrategias para conseguirlos. Una vez hecho esto, identifica las variables que tienes que ir controlando para llegar a los objetivos (cuantitativos y cualitativos).

    En los informes tan sólo tendrá que mostrar los datos contables y cómo está la situación actual frene a la situación que tenías prevista para cumplir los objetivos.

    Al final es como trazar un mapa para no perderte y llegar a buen puerto, y revisar dicho mapa cada mes.

    Espero haberte ayudado.

    Un saludo!

  • Esperanza

    hola, me parece muy bien colabores con temas relasionados, por favor necesito saber que es un informe de gerencia y un ejemplod e una empresa colombiana, te agradezco de corazón

  • Claudia

    Es genial todo lo que hasta ahora he leido, y tengo una cuestion en la que estoy segura puedes ayudarme. Estoy preparando una propuesta de reingenieria para un supermercado reconcido a nivel peninsular (en la peninsula de yucatan) quien tiene competencia con cadenas de tiendas de autoservicio nacionales (Mexico) he realizado estudios y no encuentro gran diferencia en precios, calidad y servicio entre esta empresa y sus competidoras, sin embargo la gente de la localidad la tiene como ultima opcion de compra y para la competencia no existe…estoy buscando una razon logica para esto y se que al encontrarla tendre la froma de revertirle. ¿Que crees que este sucediendo?

  • http://www.pedrorobledo.com Pedro Robledo

    @Esperanza: No termino de entenderte. Si quieres puedes escribirme a mi correo personal y vemos en lo que puedo ayudarte.

    @Claudia: Soy de España y lamentablemente no conozco Mexico, así que poco te puedo ayudar. Te daré un consejo: olvídate de quién da mejor servicio o quién tiene mejor precio. Lo que tienes que hacer es conocer lo que piensa los consumidores de tu empresa. Al final, la batalla está en la mente de los consumidores, como dicen los que saben del tema.

    Te recomiendo que hagas un pequeño estudio de cómo es percibida tu empresa respecto a sus competidoras. Seguro que te ayudará con el problema.

    Estoy a tu disposción en mi correo personal.

    Un saludo!

  • Linda M. Vergara C

    Hola, Pedro. Me parecio muy practico lo que escribiste. No se si pueda conseguir ejemplos de como realizar un informe de un comite de gerencia y uno de gestion mensual asi como un cronograma de actividades. Soy medica y estoy gerenciando un negocio familiar, esto es una locura.

    Gracias

  • Jaime Santa Cruz Bustos

    Hola Antonio , muy util . Gracias

  • marco antonio liñan

    deberian poner casos practicos de informes para la gerencia

  • Marcelo

    En lo que a mi respecta, primero mucho cuidado con la ortografia y obviamente la redaccion, no te des vueltas innecesarias para decir las cosas. corto y preciso. Eel caso de n reporte gerencial lo mportante es el resumen ejecutivo, aquel que va en una pagian, en el cual dices: a la fecha el proyecto debe tener un 80% de avance, vamos en el 82, dado principalmente por la mejora en el tipo de mano de obra contratada. Los costos se mantienen segun lo proyectado……etc.etc.etc…tal como lo dijo un profesor mio, si no lo puede decir en una pagina….no tiene idea de lo que esta hablando….!!! Obviamente, puede ser mas de una pagina. Per, la idea central debe ir en ese resumen ejecutivo…..la informacion de respaldo debe ir despues…..no esperen que el gerente se dedique x horas a leer el informe……corto y preciso…!!!!

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  • http://www.tigrepedia.com Ainoa Castro

    Enhorabuena por tu ortografia. Un beso!