7 consejos para ser un profesional de los informes
Una tarea que casi con seguridad realizas habitualmente es la de escribir informes, así que… ¿Por qué no aprender a presentar unos informes brillantes?
Desde el colegio hasta la universidad has estado realizando trabajos, con lo que presentar un informe no debería de suponernos un problema; es más, deberías ser un experto en este tema, pero tú y yo sabemos que siempre se puede mejorar algún aspecto.
Si es algo que tenemos que hacer de forma habitual te recomiendo que inviertas algo de tiempo en dominar esta tarea. Transfórmalo en un arte y sorprende a todo el mundo con informes realmente profesionales.
Para ello, aquí van una serie de consejos que estoy seguro de que te van a ser muy útiles:
- Entérate bien de qué es lo que te están solicitando y ponlo por escrito. Puedes hacer preguntas resumen para asegurarte que has entendido correctamente, y que tú y la persona que te ha solicitado el informe estáis de acuerdo. Luego toma nota delante de dicha persona para que vea como apuntas todo (fecha de entrega, extensión…). Si te parece muy violento o no puedes hacerlo, otra posibilidad es que le envíes un e-mail con los detalles del informe solicitado para asegurarte de que luego no habrá problemas ni malos entendidos.
- Negocia la fecha de entrega. Da igual que lo puedas tener listo para la fecha solicitada, intenta siempre sacar unos días extra. Siempre hay imprevistos y es importante tener un colchón. Si luego terminas antes entrégalo un día o dos antes de la fecha acordada.
- Revisa, revisa, revisa. Vale, ya lo has terminado y lo has hecho en tiempo, pero como me has hecho caso te sobrarán unos tres o cuatro días. Olvídate del informe durante el próximo día con la mente fresca y las ideas claras, revísalo como si lo hubieran hecho para ti. Haz las modificaciones precisas y envíalo antes de la fecha.
- Trabaja en una buena plantilla. Si tienes que hacer informes de forma rutinaria, merece la pena que inviertas unos días en diseñar una plantilla profesional para ellos que les dé tu toque personal. El diseño de la portada, el uso de los logos, las fuentes, los colores, las fotos… todo lo relativo al diseño es de una importancia fundamental. Haz que sea tan bueno como el contenido.
- Ten la costumbre de hace fotos constantemente. Haz fotos dentro de la empresa, a tus compañeros, al edificio, en alguna reunión, a algún proveedor o cliente… Estudia algo de fotografía y ve poco a mejorando la técnica. Con el tiempo tendrás un banco de fotografía tan interesante como útil, y podrás utilizarlo en informes o en presentaciones.
- No te olvides de tu nombre. Escribe tu nombre en la portada y a lo largo del informe. Edita el archivo por lo menos con los datos basicos (fecha y autor).
- Conserva siempre una copia en tu disco duro. No te conformes con la copia que queda en el servidor de correo electrónico dentro de la bandeja de mensajes enviados. Asegúrate de que vas a tener bien guardados cada uno de tus informes realizados. Cuando termine el año los peudes repasar para analizarlos y estudiar de qué forma vas a mejorarlos de cara al próximo año. Además te servirán para preparar tu evaluación, o una solicitud de promoción y/o aumento salarial.
Estoy seguro de que esto te ayudará en tu día a día. Si tienes otros consejos que añadir a la lista déjalo en un comentario.
Un saludo!
Foto de D. Downe
¿Te gustó el artículo? ¿Por qué no compartes tu opinión dejando un comentario debajo y mejoras así el artículo, o te suscribes al blog para no perderte ningún post? Es gratis y a mí me alegras el día ;-).
Comentarios
Hola Pedro excelentes tus consejos, me gustaria depronto que me dieras un ejemplo bien claro, soy la Gerente de uan Agencia de Viajes, nueva en este manejo y ya los dueños quieren ver un informe mensual de mi gestion.
Gracias.
hola, me parece muy bien colabores con temas relasionados, por favor necesito saber que es un informe de gerencia y un ejemplod e una empresa colombiana, te agradezco de corazón
[...] un blog sobre economía, empresas, desarrollo personal… en el que ha escrito artículos como: 7 consejos para ser un profesional de los informes ó Inteligencia emocional en el trabajo ¿Pero qué es?. Puedes suscribirte a su blog de forma [...]