5 Pasos para preparar una reunión con éxito
Llevaba días con la intención de escribir un artículo sobre las reuniones de trabajo y al leer el otro día el artículo ¿Por qué perdemos el tiempo en las reuniones? he decidido recoger el guante y colaborar con mi humilde aportación.
Sinceramente, me quema mucho el tema de las reuniones porque la gran mayoría de las que he asistido siempre han sido muy mejorables precisamente por adolecer de lo que podríamos llamar defectos de forma. Podríamos enumerar una serie de requisitos para elaborar una reunión de éxito, al menos hasta el momento de comenzarla ¿Cómo hasta el momento de comenzarla? (seguro que es eso lo que estás pensando). Pues sí. Una reunión tiene dos fases muy claras: la preparación y la ejecución. Para que todo vaya bien hasta el momento de comenzarla es fundamental haber preparado la reunión a conciencia. Luego, una vez comenzada, el éxito dependerá de cómo sepa conducirla o moderarla la persona responsable de ello.
Mi experiencia personal es que no se les da la importancia necesaria a las reuniones. Hace falta hacer una y lo primero que se hace es fijar una fecha y convocar a la gente. Pero para que una reunión tenga éxito hace falta mucho más que eso.
Pasos para preparar una reunión con éxito
1. Definir el objetivo de la reunión: Lo primero que hay que hacer es saber qué es lo que se quiere conseguir y qué caracter va a tener (informativo, ejecutivo, proposicional…).
2. Tantear el ambiente: Si no quieres encontrarte con una bomba emocional encima de la mesa deberías de hablar con las personas clave y sondearles sobre los temas profesionales y personales pertinentes.
3. Diseñar el orden del día: Aprovechando la información recogida en el paso anterior ya se está en condiciones de elaborar un orden del día. Recuerda un último punto de ruegos y preguntas. Actualización (Gracias al comentario de
4. Reserva el espacio: Es muy importante asegurarse de que se va a tener disponibilidad de un espacio apto para una reunión, sin que haya interrupciones, y que tenga todo lo necesario para el buen desarrollo de la misma.
5. Convocatoria: No eligas nunca la primera hora de la mañana ni hagas reuniones después de comer. Envía la convocatoria con el orden del día con tiempo suficiente para que los asistentes puedan prepararse los puntos a tratar, y puedan reorganizarse la agenda. Especifica la duración de la reunión y sé riguroso con el tiempo cuando se esté desarrollando.
Extra: Todas las reuniones son por definición políticas, pero si además se van a tomar decisiones o se va a llegar a acuerdos, entonces hay que llegar a la reunión con las cosas muy claras y, a ser posible, cerradas. Lo peor que puede pasar en una reunión con intereses enfrentados es abrir el melón encima de la mesa.
Esto es lo que yo entiendo como mínimo imprescindible para convocar una reunión. Seguro que se pueden añadir más cosas pero que levante el ratón el que asiste generalmente a reuniones donde se cumplen todos estos requisitos.
Como siempre, espero vuestros comentarios.
Un saludo!
(Foto: Company meeting cortesía de Jakob Lodwick)
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Comentarios
Creo que falta lo más importante. Al final de una reunión tiene que haber próximos pasos, y además asignadas a personas.
Si notas que la reunión está tardando y no se llega a asignar alguien debería decir “Cuáles son los próximos pasos”. Para llegar a un cierre de la reunión.
Tambíen se puede hacer “meeting notes” es mandar un email con los puntos tratados y todos los participantes de la reunión, como un resumen.
Saludos
Gracias por la cita, lo de las reuniones es un mundo y un chiste, en la mayoría de los casos. No tengo experiencia con respecto a lo que sucede en otros países y en sus reuniones; pero desde luego viendo las reuniones que se hacen en España no me extraña que tengamos una productividad baja. ¿Cuántas reuniones realmente útiles recuerdas?
Un saludo
Muchas reuniones podrían sustituirse por mensajes bien estructurados de correo electrónico. En muchas de ellas se convocan a demasiadas personas, por aquello de no dejar a nadie fuera, sin considerar la efectividad del evento. En otras, se deja fuera a personas importantes en un proceso determinado, con el fin de tener información “privilegiada”.
Pero sí, el mayor problema viene de la falta de preparación, es decir, del nivel de responsablidad de quien la prepara, como todo en la vida.
Estoy de acuerdo con Concha en que a menudo se convoca a mas gente de la que se debiera, por aquello de no herir susceptibilidades. Para conducir bien una reunión hay dos cosas básicas: el número de asistentes y que estén todos los que deban estar, bien escogidos. Los que están de más distorsionan la reunión, están poco motivados y además dice el refrán que “muchos cocineros estropean una sopa”.
Un segundo aspecto hace referencia a la orden del día. Si algún punto tiene documentación adicional (informe previo, etc), pues mejor adjuntarlo en la convocatoria. Con un enlace bastará y así el debate o la puesta en común es más ágil.
Hola Pedro,
El libro me encanta. Provoca reflexiones interesantes sobre temas cotidianos, próximos, de sentido común. Lo leo a un ritmo más lento de lo habitual porque me supone tomar muchas notas, apuntar ideas. De hecho ya lo he utilizado como referencia para una entrada del blog (”El juego de la cerveza”) y me imagino que le seguiran unas cuantas. Un libro para paladear.
[…] semana pasada hubo un par de entradas en la blogosfera (Guia de gerencia, Pensando en kaizen) sobre reuniones y sobre porqué muchas veces no se tiene enfoque y como a […]
Estoy muy de acuerdo; este tipo de cosas hacen tutankamonizar a veces las ideas y llevarlas al punto muerto y, además, desmotivar profundamente:
http://ciudadesaescalahumana.blogspot.com/2008/04/odio-las-reuniones-de-trabajo.html
[…] semana pasada hubo un par de entradas en la blogosfera (Guia de gerencia, Pensando en kaizen) sobre reuniones y sobre porqué muchas veces no se tiene enfoque y como a […]
[…] semana pasada hubo un par de entradas en la blogosfera (Guia de gerencia, Pensando en kaizen) sobre reuniones y sobre porqué muchas veces no se tiene enfoque y como a […]
De acuerdo contigo. Veo muy importante que se establezcan con anterioridad los objetivos y qué se espera de cada persona. Muchas veces se convocan reuniones, en las que uno acude y no sabe muy bien si tiene que decir algo, si sólo va a escuchar. Lo que lleva a que no tenga demasiado sentido lo que decimos, ya que no se ha podido preparar.