Llevaba días con la intención de escribir un artículo sobre las reuniones de trabajo y al leer el otro día el artículo ¿Por qué perdemos el tiempo en las reuniones? he decidido recoger el guante y colaborar con mi humilde aportación.
Sinceramente, me quema mucho el tema de las reuniones porque la gran mayoría de las que he asistido siempre han sido muy mejorables precisamente por adolecer de lo que podríamos llamar defectos de forma. Podríamos enumerar una serie de requisitos para elaborar una reunión de éxito, al menos hasta el momento de comenzarla ¿Cómo hasta el momento de comenzarla? (seguro que es eso lo que estás pensando). Pues sí. Una reunión tiene dos fases muy claras: la preparación y la ejecución. Para que todo vaya bien hasta el momento de comenzarla es fundamental haber preparado la reunión a conciencia. Luego, una vez comenzada, el éxito dependerá de cómo sepa conducirla o moderarla la persona responsable de ello.
Mi experiencia personal es que no se les da la importancia necesaria a las reuniones. Hace falta hacer una y lo primero que se hace es fijar una fecha y convocar a la gente. Pero para que una reunión tenga éxito hace falta mucho más que eso.
Pasos para preparar una reunión con éxito
1. Definir el objetivo de la reunión: Lo primero que hay que hacer es saber qué es lo que se quiere conseguir y qué caracter va a tener (informativo, ejecutivo, proposicional…).
2. Tantear el ambiente: Si no quieres encontrarte con una bomba emocional encima de la mesa deberías de hablar con las personas clave y sondearles sobre los temas profesionales y personales pertinentes.
3. Diseñar el orden del día: Aprovechando la información recogida en el paso anterior ya se está en condiciones de elaborar un orden del día. Recuerda un último punto de ruegos y preguntas. Actualización (Gracias al comentario de
4. Reserva el espacio: Es muy importante asegurarse de que se va a tener disponibilidad de un espacio apto para una reunión, sin que haya interrupciones, y que tenga todo lo necesario para el buen desarrollo de la misma.
5. Convocatoria: No eligas nunca la primera hora de la mañana ni hagas reuniones después de comer. Envía la convocatoria con el orden del día con tiempo suficiente para que los asistentes puedan prepararse los puntos a tratar, y puedan reorganizarse la agenda. Especifica la duración de la reunión y sé riguroso con el tiempo cuando se esté desarrollando.
Extra: Todas las reuniones son por definición políticas, pero si además se van a tomar decisiones o se va a llegar a acuerdos, entonces hay que llegar a la reunión con las cosas muy claras y, a ser posible, cerradas. Lo peor que puede pasar en una reunión con intereses enfrentados es abrir el melón encima de la mesa.
Esto es lo que yo entiendo como mínimo imprescindible para convocar una reunión. Seguro que se pueden añadir más cosas pero que levante el ratón el que asiste generalmente a reuniones donde se cumplen todos estos requisitos.
Como siempre, espero vuestros comentarios.
Un saludo!
(Foto: Company meeting cortesía de Jakob Lodwick)
Puedes localizarme en Twitter: @pedro_robledo
De acuerdo contigo. Veo muy importante que se establezcan con anterioridad los objetivos y qué se espera de cada persona. Muchas veces se convocan reuniones, en las que uno acude y no sabe muy bien si tiene que decir algo, si sólo va a escuchar. Lo que lleva a que no tenga demasiado sentido lo que decimos, ya que no se ha podido preparar.
Hola Quique,
Qué verdad tienes. Es una auténtica pérdida de tiempo :-(
Un saludo!
Creo que falta lo más importante. Al final de una reunión tiene que haber próximos pasos, y además asignadas a personas.
Si notas que la reunión está tardando y no se llega a asignar alguien debería decir “Cuáles son los próximos pasos”. Para llegar a un cierre de la reunión.
Tambíen se puede hacer “meeting notes” es mandar un email con los puntos tratados y todos los participantes de la reunión, como un resumen.
Saludos
Hola Eric,
Desde luego que faltan muchas cosas, pero recuerda que el artículo es sobre la preparación de la reunión, no su desarrollo ni su cierre. Eso es ya otro artículo.
Si te animas te invito a recoger el guante en tu blog ;-)
Un saludo!
Gracias por la cita, lo de las reuniones es un mundo y un chiste, en la mayoría de los casos. No tengo experiencia con respecto a lo que sucede en otros países y en sus reuniones; pero desde luego viendo las reuniones que se hacen en España no me extraña que tengamos una productividad baja. ¿Cuántas reuniones realmente útiles recuerdas?
Un saludo
Hola ekaizen,
Yo desde luego muy pocas. Es raro que algo que se hace muy frecuentemente y que es muy importante se haga generalmente mal.
Un saludo!
Muchas reuniones podrían sustituirse por mensajes bien estructurados de correo electrónico. En muchas de ellas se convocan a demasiadas personas, por aquello de no dejar a nadie fuera, sin considerar la efectividad del evento. En otras, se deja fuera a personas importantes en un proceso determinado, con el fin de tener información “privilegiada”.
Pero sí, el mayor problema viene de la falta de preparación, es decir, del nivel de responsablidad de quien la prepara, como todo en la vida.
Estoy de acuerdo con Concha en que a menudo se convoca a mas gente de la que se debiera, por aquello de no herir susceptibilidades. Para conducir bien una reunión hay dos cosas básicas: el número de asistentes y que estén todos los que deban estar, bien escogidos. Los que están de más distorsionan la reunión, están poco motivados y además dice el refrán que “muchos cocineros estropean una sopa”.
Un segundo aspecto hace referencia a la orden del día. Si algún punto tiene documentación adicional (informe previo, etc), pues mejor adjuntarlo en la convocatoria. Con un enlace bastará y así el debate o la puesta en común es más ágil.
Hola Concha,
Muchas gracias por seguir pasándote por aquí y aportar con tus comentarios. Ya te empezaba a echar de menos ;-)
Hola Anna,
Muy buen apunte el de la documentación adicional. Es fundamental tenerlo antes de la reunión para ir bien preparado.
Por cierto ¿Qué te está pareciendo La quinta disciplina?
Un saludo!
Hola Pedro,
El libro me encanta. Provoca reflexiones interesantes sobre temas cotidianos, próximos, de sentido común. Lo leo a un ritmo más lento de lo habitual porque me supone tomar muchas notas, apuntar ideas. De hecho ya lo he utilizado como referencia para una entrada del blog (”El juego de la cerveza”) y me imagino que le seguiran unas cuantas. Un libro para paladear.
Estoy muy de acuerdo; este tipo de cosas hacen tutankamonizar a veces las ideas y llevarlas al punto muerto y, además, desmotivar profundamente:
http://ciudadesaescalahumana.blogspot.com/2008/04/odio-las-reuniones-de-trabajo.html
hola, soy estudiante del 8vo semestre de gerencia de recursos humanos, y trabajo en una entidad financiera donde no hay muy buen clima laboral, me atreví a proponer la realización de reuniones mernsuales para abordar temas de importante relevancia para mejorar el clima dentro de la oficina,y creo que este sitio me servirá de mucha ayuda…
Hola Ruth,
Me alegro mucho de que Guía de Gerencia te sirva de ayuda. Espero verte de vez en cuando por aquí.
Un saludo!
Gracias, me ha servido mucho tu enfoque. estoy en estos momentos preparando la reunión de vendedores en mi empresa.
Bueno en realidad cuando hablamos de reuniones efectivas , todos los conceptos vertidos por ustedes son muy importantes , esto hace en primer lugar que los participantes tengan claro el por que y para que fueron citados y se mantega una linea de respeto , saludos
LA REUNIÓN
Una reunión tiene dos fases muy claras: la preparación y la ejecución.
La preparación está compuesta por: definir el tema, método y recursos para desarrollarlo, buscar el lugar donde se realizara la reunión, teniendo en cuenta que este debe cumplir con las condiciones higiénicas, de espacio, el número necesario de sillas, como mínimo un baño, fijar fecha y hora, tener en claro el número de asistentes, como se realizara la convocatoria, diseñar el orden del día.
1. Definir el objetivo y los recursos: como primera instancia es primordial definir el tema, este debe ir acorde con el objetivo teniendo en cuenta la necesidad del grupo; esto se le suma la documentación, la preparación, el material didáctico: como video vine, carteleras, hojas en blanco, marcadores, entre otros.
4. lugar de encuentro: Es muy importante asegurarse de que se va a tener disponibilidad de un espacio apto para una reunión, que cuente con todo lo necesario para el buen desarrollo de la misma; El espacio es lo primordial, se debe tener en cuenta la higiene del mismo y un baño como mínimo, que este cuente con buena ventilación, luz y un buen número de sillas que sea acorde con el número de personas asistentes, teniendo en cuenta que estas deben ser cómodas.
5. Tiempo: para realizar las reuniones es necesario contar con un tiempo estratégico en donde las personas se les facilite asistir, teniendo en cuenta que cada uno tiene sus obligaciones y este puede convertirse en limitante, otro factor importante es la duración de la reunión, es común encontrarse con reuniones cortas con un límite de dos horas y largas de dos horas en adelante. En el tiempo es importante contar con mecanismos que permitan que los asistentes concentren su atención, es bueno valerse de dinamices, que permitan la participación de los mismos.
hola, yo soy alba y apenas soy estudiante de bachillerato porloque no se mucho del tema pero me parecen exelentes tus pasos… gracias por los datos eh.. saludos
Hola me parece muy bien la propuesta de los 5 pasos para las reuniones exitosas, podrias darme algunas referencias bibliograficas donde pueda encontrar un poco mas de informaciñon respecto a este tema